Отказ от бумажных чеков: как перейти на электронные чеки

Всё больше организаций отказываются от бумажных чеков из-за повышения цен на кассовую ленту. Для оптимизации расходов и по другим причинам компании переходят на электронные чеки.

Что такое электронный кассовый чек

Все продавцы фиксируют продажи на зарегистрированных онлайн-кассах. Доказательством сделки (совершения покупки) является фискальный чек — бумажный или электронный.

Электронный чек имеет такую же юридическую силу, как и бумажный. По нему возможно сделать возврат или оформить налоговый вычет (п. 4 ст. 1.2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ).

Электронный чек — это цифровой аналог бумажного кассового чека, который отправляется покупателю по электронной почте или SMS в виде PDF-документа, ссылки или изображения. Отправлять их может любая торговая точка или предприятие, занимающееся продажей и оказанием услуг.

Для отправки электронной версии бумажного чека необходимо запросить контактные данные покупателя. Электронный чек можно доставить SMS-сообщением, через мессенджер или на Е-mail. Этим занимается кассир, платёжный агент или ОФД, с которым предварительно заключён договор.

Преимущества электронных чеков

Чтобы понять, почему магазины переходят на электронные чеки, рассмотрим основные преимущества для компании и другие особенности, которые затрагивают интересы и покупателей, и бизнеса.

• Долговременность. Электронные чеки долговечны: не выцветают, не деформируются и не теряются. Для покупателей есть сервис «Мои чеки онлайн», который хранит все полученные фискальные документы в одном месте.
• Экономия расходов на чековую ленту и закупку краски.
• Снижение нагрузки на печатающие устройства, что продлевает срок их эксплуатации.
• Уменьшение количества отходов за счёт того, что покупатели больше не будут выбрасывать обычные бумажные чеки.
• Экономия времени покупателя. Не нужно ждать, когда напечатается чек.

Когда электронный чек может заменить бумажный

Каждая продажа обязательно проводится через онлайн-кассу, при этом выдаётся чек покупателю. При соблюдении условий из п.2 ст. 1.2 54-ФЗ бумажную версию чека может заменить электронная, в случае если:

• об этом попросил покупатель;
• клиент оставил номер телефона для отправки SMS с чеком или записал Е-mail для получения электронного оригинала;
• продавец получил контактные данные и имеет возможность отправлять чеки онлайн.

О том, как отправить электронный чек клиенту и не нарушить закон о защите персональных данных, можно прочитать в этой статье.

При недостоверности предоставленной покупателем личной информации (номер телефона, адрес электронной почты) продавец ответственности не несёт. В законах нет требования о проверке подлинности данных.

Бывает, что клиенты сомневаются в юридической значимости электронного документа и не хотят заменять бумажные чеки. По этому поводу Минфин в своём письме № 03-01-15/66784 от 12.10.2017 даёт следующие пояснения. Согласно п.4 ст. 1.2 54-ФЗ, кассовый чек, полученный покупателем в электронной форме, приравнивается к кассовому чеку, отпечатанному ККТ на бумажном носителе, при условии, что сведения в них идентичны. Должны совпадать следующие реквизиты:

• регистрационный номер ККТ;
• сумма, дата и время расчёта;
• фискальный признак документа;
• ссылка, по которой можно скачать чек.

Для проверки подлинности полученного электронного чека можно зайти на сайт ОФД или использовать QR-код и реквизиты с помощью приложения «Проверка кассового чека в ФНС России». И в случае обнаружения мошенничества сразу отправить жалобу.

Штрафы за невыдачу чеков

В марте 2022 года, из-за перебоя с поставками кассовой ленты и изменения направлений логистических цепочек, ФНС сообщила, что не будет привлекать операторов ККТ к ответственности за отсутствие бумажного чека. Хоть чековая лента и отсутствует на рынке, расчёт всё равно должен быть зафиксирован на кассе.

В апреле 2022 года вышло письмо ФНС от 28.04.2022 № АБ-4-20/5290@, в котором сообщалось, что штрафы за невыдачу чеков снова в силе. Дефицит чековой ленты закончился и пользователя ККТ будут штрафовать за невыдачу согласно ст.14.5 ч. 6 КоАП.

Владелец может получить предупреждение или штраф в размере:

• 2 000 рублей — для должностных лиц и ИП;
• 10 000 рублей — для компаний.

Как перейти на электронные чеки

Отказ от бумажного чека и переход на электронную версию невозможен без использования персональных данных от покупателя. п.2 ст. 1.2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ обязывает продавцов до момента расчёта получить от клиента номер телефона или адрес электронной почты, куда направить чек.

Сложность возникает при сборе информационных данных от клиентов. Чтобы не собирать длинные очереди из покупателей, заполняющих анкетные данные, есть несколько способов.

Настройки в мобильном приложении

Если клиент пользуется мобильным приложением магазина, то отказаться от печати чека за совершенные покупки можно, зайдя в личный кабинет и настроив автоматический отказ. Информация о покупках будет отображаться в приложении и приходить на электронную почту.

Через карты лояльности

Покупатели, у которых имеются карты лояльности, могут выбрать электронный способ получения чека. При регистрации в системе лояльности указывают электронную почту или номер телефона. Можно получать чеки на указанные данные.

Через сервис «Мои чеки онлайн»

В приложении отображаются все электронные документы за покупки. На кассе покупатель может назвать кассиру номер телефона, после чего чек появляется в личном кабинете.

О таком варианте получения электронных чеков упоминает ФНС. Также уточняет, что при использовании приложения дополнительно отправлять чек ещё каким-либо способом не нужно, поскольку чеки автоматически подгружаются в сервис.

Техническое решение

Для удобства перехода на электронные чеки вместо бумажных и их массовой рассылки нужно настроить кассовую программу должным образом. Подключите Астрал.ОФД, где доступна автоматическая рассылка электронных чеков на почту или телефон покупателя. Можно выбрать подходящий тариф-пакет в Личном кабинете для отправки SMS клиентам.

Вы всегда можете обратиться к нашим специалистам которые  работают по всему Крыму позвоним по телефону, или подойти к нам в офис, Евпатория, Интернациональная, 99.